Secrétariat 4 : organisation, classement, outils numériques et IA

Gérer agendas et priorités, organiser réunions et déplacements, classer et archiver papier et numérique, travailler avec les outils collaboratifs et l’IA, puis le projet de fin de cycle.

5modules
20leçons
6 semainesdurée estimée, à votre rythme
Quizcorrigés à chaque module
Attestationvérifiable par QR code

Présentation

Dernière étape du cycle Secrétariat bureautique d’IFPY. Le secrétariat moderne organise le temps, l’information et les événements de toute une équipe, avec des outils numériques et, désormais, l’intelligence artificielle.

Ce que vous saurez faire à la fin

Organiser son travail, gérer les priorités et les interruptions.
Tenir les agendas, planifier réunions, événements et déplacements.
Mettre en place un plan de classement et d’archivage, papier et numérique.
Utiliser les outils collaboratifs : messagerie, agenda partagé, stockage en ligne, visioconférence.
Utiliser l’IA au quotidien de façon efficace et sûre.
Réussir le projet de fin de cycle et se préparer à l’examen et à l’emploi.

Pour qui

Personnes ayant suivi les étapes 1 à 3 du cycle. Cette formation prépare au DQP / CQP Secrétariat bureautique d’IFPY et aux postes d’assistant(e) administratif(ve).

Programme

1S’organiser et gérer les priorités

Tout noter dans un seul système
Urgent ou important ?
Planifier sa journée et sa semaine
Interruptions et stress

2Agendas, réunions, événements et déplacements

Tenir l’agenda d’un responsable
Planifier une réunion
Organiser un événement
Organiser un déplacement

3Classement et archivage, papier et numérique

Le plan de classement
Les méthodes de classement
Le numérique : stockage, partage et sécurité
Conserver, archiver, détruire

4L’assistant(e) augmenté(e) par l’IA

Ce que l’IA change au secrétariat
Des consignes efficaces
Automatiser les tâches simples
Sécurité, confidentialité et éthique

5Projet de fin de cycle, examen et emploi

Le projet de fin de cycle
Préparer l’examen
CV et lettre de motivation
Réussir l’entretien et démarrer

Comment se déroule cette formation

InscriptionPaiement par MTN MoMo ou Orange Money : votre accès s’ouvre dès la confirmation.
Leçons à votre rythme5 modules et 20 leçons à lire sur téléphone ou ordinateur, quand vous voulez. Votre progression est enregistrée.
Un quiz par module8 questions tirées au hasard, à réussir avec au moins 70 % pour ouvrir le module suivant. En cas d’échec, vous recommencez avec d’autres questions.
L’examen finalUne évaluation qui reprend l’ensemble de la formation.
Votre attestationDélivrée à la réussite, avec un QR code que tout recruteur ou client peut vérifier.

Module 3 · Leçon 1

Le plan de classement

Un plan de classement est l’organisation commune de tous les documents d’une structure, en grandes rubriques, puis sous-rubriques. Exemple pour un centre de formation : Administration (statuts, agréments, contrats, assurances) ; Personnel (dossiers individuels, contrats, paie) ; Apprenants (inscriptions, dossiers, examens, attestations) ; Pédagogie (programmes, emplois du temps, supports) ; Finances (factures, paieme...

La suite dans la formation…

Quiz du module 3 · exemple

Combien de niveaux de dossiers numériques maximum conseillés ?