Secrétariat 1 : le métier, l’accueil et la communication professionnelle

Le rôle de la secrétaire ou du secrétaire, l’accueil physique et téléphonique, l’expression écrite et orale, la gestion du courrier et la discrétion professionnelle.

5modules
20leçons
5 semainesdurée estimée, à votre rythme
Quizcorrigés à chaque module
Attestationvérifiable par QR code

Présentation

Première étape du cycle Secrétariat bureautique d’IFPY. Le secrétariat est le cœur de l’organisation : c’est la première image de l’entreprise, le lien entre la direction, les équipes et les clients. Cette formation pose les bases du métier et de la communication professionnelle.

Ce que vous saurez faire à la fin

Décrire les missions du secrétariat et les qualités attendues.
Accueillir un visiteur et traiter un appel avec professionnalisme, y compris dans les situations difficiles.
Prendre un message complet et le transmettre.
Écrire clairement, sans fautes, dans un français professionnel.
Enregistrer, trier et diffuser le courrier arrivé et départ.
Utiliser l’IA pour corriger et reformuler, en respectant la confidentialité.

Pour qui

Titulaires du BEPC, du probatoire ou du baccalauréat, employés d’accueil, personnes en reconversion. Cette formation prépare au DQP / CQP Secrétariat bureautique d’IFPY.

Programme

1Le métier de secrétaire

Les missions du secrétariat
La place du secrétariat dans l’organisation
Les qualités professionnelles
Tenue, déontologie et limites

2L’accueil physique

Les étapes d’un accueil réussi
Gérer l’attente
Les visiteurs difficiles
L’espace d’accueil et l’accessibilité

3L’accueil téléphonique et la prise de messages

Décrocher et identifier
Filtrer, mettre en attente et transférer
Prendre un message complet
Appels sortants et WhatsApp professionnel

4S’exprimer à l’écrit et à l’oral

Écrire juste : les fautes les plus fréquentes
Des phrases claires et un registre professionnel
L’e-mail professionnel
Prendre la parole simplement

5Le courrier, la confidentialité et l’IA au secrétariat

Le courrier arrivé
Le courrier départ
Confidentialité et données personnelles
Premiers usages de l’IA au secrétariat

Comment se déroule cette formation

InscriptionPaiement par MTN MoMo ou Orange Money : votre accès s’ouvre dès la confirmation.
Leçons à votre rythme5 modules et 20 leçons à lire sur téléphone ou ordinateur, quand vous voulez. Votre progression est enregistrée.
Un quiz par module8 questions tirées au hasard, à réussir avec au moins 70 % pour ouvrir le module suivant. En cas d’échec, vous recommencez avec d’autres questions.
L’examen finalUne évaluation qui reprend l’ensemble de la formation.
Votre attestationDélivrée à la réussite, avec un QR code que tout recruteur ou client peut vérifier.

Module 3 · Leçon 1

Décrocher et identifier

Au téléphone, on ne vous voit pas : la voix porte tout. Souriez en parlant, cela s’entend. Règles de base : décrocher avant la troisième sonnerie ; ; formule d’accueil complète : « IFPY, bonjour, Mireille à votre écoute. » (nom de la structure, salutation, prénom) ; ; identifier l’appelant : « Puis-je savoir qui est à l’appareil ? » ; noter son nom tout de suite ; ; parler clairement, ni trop vite ni trop fort, sans...

La suite dans la formation…

Quiz du module 3 · exemple

Que contient un message complet ? (plusieurs réponses)